Todos queremos aprovechar al máximo las 24 horas que tiene el día. Sin embargo, algunas personas logran mayor productividad, éxito y calidad de vida con la misma cantidad de tiempo que otras. Por tanto, podríamos preguntarnos cómo podemos gestionar el tiempo de forma exitosa. Este conjunto de estrategias clave nos ayudará a conseguirlo.
Aprende a distinguir entre urgente e importante
Es importante diferenciar las tareas urgentes —aquellas que debemos priorizar y llevar a cabo de manera inmediata— de las importantes, que podemos realizar a posteriori.
Contestar el teléfono de la oficina es urgente, ya que, si no lo hacemos, la llamada se pierde. Leer el correo es importante, pero quizás no sea siempre urgente. Mirar nuestro feed personal de Facebook o Instagram no es ni urgente ni importante en el trabajo, y es una tarea que podemos reservar para el final del día cuando lleguemos a casa. Esta distinción entre urgente e importante es una de las claves para gestionar nuestro tiempo, planificar de forma eficaz las tareas y minimizar las distracciones.
Crea un plan diario
Utiliza los primeros 30 minutos del día para crear una lista de tareas diarias que se adapten a la planificación semanal de tus objetivos. Prioriza las tareas para ese día estableciendo un punto de referencia de rendimiento. Por ejemplo, si tienes 20 tareas para un día determinado, ¿cuántas de ellas realmente necesitas llevar a cabo en el mismo día?
Ordena y organiza tu entorno
Un entorno desordenado provoca falta de concentración y hace perder el foco. Y, cuando no estamos concentrados, es más probable que tengamos que invertir más tiempo de lo necesario en realizar nuestras tareas laborales diarias. Para evitarlo, es importante mantener nuestra mesa y nuestro entorno de trabajo en orden y organizado, sin montones de papeles ni objetos inútiles que te despisten de forma continua. Empieza ordenando un día tu mesa y sigue con un cajón, una estantería, el armario… El orden te ayudará a gestionar mejor tu tiempo y a ser más productivo.
No pospongas las tareas
Si te encuentras posponiendo o poniendo excusas para no hacer algo, pregúntate por qué. La procrastinación es uno de los principales enemigos de una adecuada gestión del tiempo y lo que provoca muchas veces es que te sientas sobrepasado al final del día por todas aquellas tareas que has ido posponiendo y que se han acabado acumulando.
Aprende a delegar
Delegar es una de las habilidades más difíciles de poner en práctica para muchas personas que creen que haciéndolo todo ellas y controlando cada detalle, todo saldrá mucho mejor. El hecho de no delegar impide administrar y gestionar el tiempo de forma eficaz. Por ello, es necesario y beneficioso compartir y repartir la carga de tareas con las personas de tu equipo en la medida en que sea posible para aprovechar al máximo el tiempo de cada uno.
